Apa Itu Apostille? Panduan Lengkap Sertifikasi Dokumen Internasional

Pengertian Apostille
Apa itu apostille?  Apostille adalah sertifikasi resmi yang digunakan untuk melegalkan dokumen publik agar diakui secara hukum di negara lain yang tergabung dalam Konvensi Den Haag 1961. Sertifikasi ini menggantikan proses legalisasi dokumen tradisional (yang memerlukan verifikasi berlapis melalui kedutaan) dengan prosedur lebih sederhana. Apostille biasanya diperlukan untuk dokumen seperti akta kelahiran, ijazah, surat pernikahan, atau dokumen bisnis yang akan digunakan di luar negeri.

Fungsi Apostille
Apostille bertujuan untuk:

1. Memastikan keaslian dokumen publik (seperti tanda tangan, stempel, atau posisi pejabat yang menerbitkan).
2. Mempermudah pengakuan dokumen di 120+ negara anggota Konvensi Den Haag.
3. Menghemat waktu dan biaya dibandingkan legalisasi konvensional.

Negara yang Menggunakan Apostille
Negara anggota Konvensi Den Haag 1961, termasuk Amerika Serikat, Australia, Jepang, Inggris, dan sebagian besar negara Eropa. Indonesia sendiri belakangan resmi bergabung sebagai anggota Konvensi Den Haag pada 2022, sehingga dokumen dari Indonesia kini bisa mendapatkan apostille untuk digunakan di negara anggota lainnya.

Proses Mendapatkan Apostille di Indonesia

1. Notarisasi Dokumen: Dokumen harus dilegalisir oleh notaris atau instansi berwenang (misalnya Kementerian Hukum dan HAM untuk akta, atau Kemendikbud untuk ijazah).
2. Pengajuan Apostille: Setelah notarisasi, dokumen diajukan ke Kementerian Luar Negeri RI untuk mendapatkan stempel apostille.
3. Penerjemahan (Jika Diperlukan): Untuk negara yang memerlukan dokumen dalam bahasa tertentu, dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.

Perbedaan Apostille dan Legalisasi Biasa

• Apostille: Cukup 1 stempel dari Kemenlu RI, berlaku di semua negara anggota Konvensi Den Haag.
• Legalisasi Biasa: Memerlukan verifikasi berlapis (Kemenlu RI → Kedutaan Negara Tujuan), lebih lama (2-4 minggu), dan biaya lebih tinggi.

Kapan Apostille Dibutuhkan?

• Studi di luar negeri (misal: legalisasi ijazah S1 untuk mendaftar S2 di Jerman).
• Pernikahan dengan warga negara asing.
• Pendirian perusahaan di luar negeri.
• Pengurusan visa kerja atau tinggal.

Tips Mempercepat Proses Apostille

• Pastikan dokumen asli dalam kondisi baik dan terbaca jelas.
• Gunakan jasa agen profesional jika dokumen mendesak (proses bisa 3-5 hari kerja).
• Periksa syarat negara tujuan: Beberapa negara meminta dokumen diterjemahkan ke bahasa resmi mereka.

Contoh Dokumen yang Memerlukan Apostille

• Akta kelahiran/pernikahan
• Ijazah dan transkrip nilai
• Surat kuasa
• Dokumen perusahaan (NPWP, Akta Pendirian)

Mengapa Apostille Penting?
Apa itu apostille? Tanpa apostille, dokumen dari Indonesia tidak diakui secara hukum di negara tujuan. Misalnya, ijazah tanpa apostille bisa ditolak oleh universitas luar negeri, atau akta pernikahan tidak bisa digunakan untuk mengurus visa keluarga.